Política de tratamiento de datos personales

01Identificación del responsable del tratamiento

Alma Gaia S.A.S., sociedad constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902090639-2, establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de garantizar el adecuado tratamiento de la información personal que recopila, almacena, utiliza, circula, transmite o procesa en desarrollo de sus actividades.

Responsable del tratamiento:

• Alma Gaia S.A.S.
• NIT: 902090639-2
• Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
• Correo electrónico para protección de datos: contacto@almagaia.com.co
• Sitio web: https://almagaia.com.co

La presente política también aplica al tratamiento de información realizado en desarrollo de las actividades comerciales de las marcas Aprende con Alma y Voz de Gaia, cuando dicho tratamiento sea efectuado por cuenta de Alma Gaia S.A.S.

02Objetivo

Esta política tiene como finalidad establecer los principios, criterios, procedimientos y medidas mediante los cuales Alma Gaia S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales y garantiza el ejercicio de los derechos de sus titulares.

La empresa reconoce la importancia del derecho constitucional al hábeas data y se compromete a tratar la información personal de manera lícita, transparente, segura y acorde con las finalidades previamente informadas.

03Marco normativo

La presente política se adopta principalmente en cumplimiento de:

• El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• El Decreto 1074 de 2015.
• Las demás normas que reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan el régimen colombiano de protección de datos personales.

04Alcance

Esta política aplica a las bases de datos, archivos y sistemas de información que contengan datos personales respecto de los cuales Alma Gaia S.A.S. actúe como responsable o encargado del tratamiento.

Puede comprender información relacionada, entre otros, con:

• Clientes y compradores.
• Usuarios de productos digitales.
• Personas que solicitan información.
• Personas que utilizan formularios de contacto.
• Suscriptores a comunicaciones comerciales o educativas.
• Proveedores y contratistas.
• Colaboradores.
• Potenciales clientes.
• Visitantes del sitio web.
• Usuarios de las marcas Aprende con Alma y Voz de Gaia.

05Definiciones

Para efectos de esta política, se tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes conceptos:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales, cuando este sea requerido legalmente.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato privado: información que, por su naturaleza íntima o reservada, solo resulta relevante para su titular.
• Dato público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que, conforme a la legislación aplicable, puede ser tratado en los términos establecidos por la ley.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.
• Transferencia: envío de datos personales a otro responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: tratamiento de datos personales realizado por un encargado por cuenta del responsable.

06Principios aplicables al tratamiento

Alma Gaia S.A.S. procurará que todo tratamiento de información personal se realice respetando los principios previstos en la legislación colombiana, entre ellos:

• Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.
• Finalidad: los datos serán tratados únicamente para finalidades legítimas, específicas e informadas al titular.
• Libertad: cuando corresponda, el tratamiento estará sujeto al consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: la información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el titular podrá obtener información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: los datos personales no serán divulgados indiscriminadamente y su acceso se limitará a quienes estén autorizados o legitimados para conocerlos.
• Seguridad: se adoptarán medidas razonables para proteger los datos frente a pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento deberán procurar mantener la reserva de la información cuando corresponda.

07Datos personales que pueden ser tratados

Alma Gaia S.A.S. podrá tratar, dependiendo de la relación con el titular, información como:

• Nombres y apellidos.
• Número de identificación cuando resulte necesario.
• Correo electrónico.
• Número telefónico o WhatsApp.
• Ciudad o país de residencia.
• Información de contacto.
• Datos proporcionados mediante formularios.
• Información relacionada con compras y productos adquiridos.
• Historial de soporte o atención.
• Preferencias de comunicación.
• Información relacionada con proveedores y contratistas.
• Información técnica y de navegación.
• Dirección IP.
• Dispositivo, navegador y sistema operativo.
• Datos asociados a interacciones con el sitio web y campañas digitales.

Alma Gaia S.A.S. procurará recolectar únicamente la información razonablemente necesaria para las finalidades correspondientes.

08Datos financieros y de pago

Cuando una compra sea procesada mediante plataformas externas como Hotmart u otros proveedores de pago autorizados, los datos completos de tarjetas, medios de pago o credenciales financieras podrán ser tratados directamente por dichos proveedores.

Alma Gaia S.A.S. no pretende almacenar directamente los datos completos de tarjetas de crédito o débito cuando estos sean gestionados por plataformas externas.

La empresa podrá recibir información relacionada con la operación, como:

• Nombre del comprador.
• Correo electrónico.
• Producto adquirido.
• Fecha de compra.
• Estado de la transacción.
• Identificador de la operación.
• Información necesaria para la entrega, soporte o gestión comercial.

09Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán utilizarse para una o varias de las siguientes finalidades:

10Gestión comercial

• Identificar clientes y usuarios.
• Gestionar solicitudes de compra.
• Confirmar transacciones.
• Gestionar la entrega de productos digitales.
• Administrar accesos a contenidos, cursos, ebooks, guías, aplicaciones o áreas de miembros.
• Mantener registros de la relación comercial.
• Atender solicitudes de garantía, soporte o devolución cuando proceda.

11Atención al usuario

• Responder preguntas.
• Atender peticiones, quejas y reclamaciones.
• Gestionar solicitudes de soporte.
• Realizar seguimiento a comunicaciones relacionadas con productos adquiridos.

12Comunicaciones

• Enviar información relacionada con productos o servicios contratados.
• Enviar contenido educativo.
• Informar novedades.
• Enviar promociones y ofertas cuando exista autorización o una base legal que lo permita.
• Comunicar información relacionada con las marcas Aprende con Alma y Voz de Gaia.

13Analítica y mejora

• Analizar el uso del sitio web.
• Medir la efectividad de contenidos y productos.
• Comprender el comportamiento general de los usuarios.
• Mejorar la navegación y experiencia de usuario.
• Realizar estudios estadísticos y comerciales.

14Publicidad y marketing

• Medir campañas publicitarias.
• Registrar conversiones.
• Analizar el origen de las visitas.
• Crear audiencias publicitarias cuando resulte legalmente procedente.
• Optimizar campañas en plataformas como Meta, Google u otros proveedores.

15Seguridad y prevención de fraude

• Identificar actividades anómalas.
• Prevenir fraudes.
• Proteger los sistemas tecnológicos.
• Prevenir accesos o usos no autorizados.

16Cumplimiento legal y administrativo

• Cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Mantener registros exigidos por la ley.
• Atender solicitudes de autoridades administrativas o judiciales.
• Ejercer o defender derechos de Alma Gaia S.A.S.
• Cumplir obligaciones contractuales.

17Tratamiento de datos de proveedores, contratistas y colaboradores

Alma Gaia S.A.S. podrá tratar datos de proveedores, contratistas y personas que mantengan relaciones profesionales o comerciales con la empresa con finalidades como:

• Gestionar contratos.
• Procesar pagos.
• Gestionar facturas.
• Verificar información comercial.
• Gestionar comunicaciones.
• Cumplir obligaciones tributarias y contables.
• Administrar accesos a plataformas o herramientas.
• Gestionar relaciones contractuales.

18Autorización del titular

Cuando la legislación lo requiera, Alma Gaia S.A.S. solicitará autorización al titular antes de realizar el tratamiento de sus datos personales.

La autorización podrá obtenerse mediante:

• Formularios digitales.
• Casillas de aceptación.
• Comunicaciones electrónicas.
• Registros escritos.
• Conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular otorgó su consentimiento, cuando la ley lo permita.

La autorización deberá permitir acreditar posteriormente que el titular conoció las finalidades relevantes del tratamiento.

No se solicitará autorización cuando exista una excepción legal aplicable.

19Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner a disposición del titular esta política en el momento de recopilar la información, Alma Gaia S.A.S. podrá utilizar un aviso de privacidad mediante el cual informe, como mínimo:

• La identidad del responsable.
• Las finalidades del tratamiento.
• Los derechos del titular.
• El mecanismo para consultar la política completa.

20Datos sensibles

Alma Gaia S.A.S. no busca recopilar datos sensibles salvo cuando sean estrictamente necesarios y exista una razón legítima para ello.

Cuando se requiera tratar esta categoría de información, se informará al titular sobre el carácter facultativo de responder preguntas relacionadas con datos sensibles y se aplicarán las condiciones especiales exigidas por la normativa.

El titular no estará obligado a proporcionar datos sensibles salvo que exista una obligación legal aplicable.

21Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de menores de edad se realizará de manera excepcional y únicamente cuando sea legalmente procedente.

Se respetará el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y, cuando corresponda, la intervención de sus padres, representantes o responsables legales.

Los productos digitales de Alma Gaia S.A.S. no están diseñados con el propósito de recopilar deliberadamente información personal de menores de edad sin las autorizaciones correspondientes.

22Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales podrán ejercer, conforme a la legislación aplicable, derechos como:

• Conocer sus datos personales.
• Acceder a la información que sea objeto de tratamiento.
• Solicitar la actualización de sus datos.
• Solicitar la rectificación de información inexacta o incompleta.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando esta sea requerida.
• Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas.
• Presentar reclamaciones.
• Solicitar la supresión de información cuando resulte procedente.
• Solicitar la revocatoria de la autorización cuando resulte legalmente posible.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez cumplidos los requisitos legales correspondientes.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos previstos por la normativa.

23Personas legitimadas para ejercer los derechos

Los derechos del titular podrán ser ejercidos por:

• El propio titular.
• Sus causahabientes, cuando acrediten dicha calidad.
• Su representante o apoderado debidamente acreditado.
• Quien actúe en ejercicio de una estipulación a favor de otro o para otro.
• Las demás personas autorizadas conforme a la legislación aplicable.

24Canal para consultas y reclamos

Las solicitudes relacionadas con protección de datos personales deberán dirigirse a:

• Alma Gaia S.A.S.
• Correo electrónico: contacto@almagaia.com.co

25¿Para qué sirve este canal?

Este será el canal principal para:

• Consultas.
• Solicitudes de acceso.
• Actualización.
• Rectificación.
• Supresión.
• Revocatoria de autorización.
• Reclamos relacionados con el tratamiento.

26Procedimiento para consultas

Los titulares o las personas legitimadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos administradas por Alma Gaia S.A.S.

La solicitud deberá indicar, cuando corresponda:

• Nombre del titular.
• Información suficiente para verificar su identidad.
• Descripción de la consulta.
• Dirección de correo electrónico para recibir respuesta.

Las consultas serán atendidas dentro del término legal aplicable.

Actualmente, la Ley 1581 de 2012 establece como regla general un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde la recepción de la consulta. Si no fuera posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha en que será atendida, sin superar la ampliación permitida por la ley.

27Procedimiento para reclamos

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento relacionado con el tratamiento, podrá presentar un reclamo.

El reclamo deberá contener:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que originan el reclamo.
• Información de contacto.
• Documentos que quiera hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se podrá solicitar al interesado que complete la información requerida conforme al procedimiento establecido legalmente.

Una vez recibido un reclamo completo, este será gestionado dentro del término máximo previsto por la legislación aplicable.

La Ley 1581 de 2012 establece como regla general un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del reclamo completo. Cuando no sea posible resolverlo dentro de dicho término, se informará al interesado sobre la razón de la demora y la nueva fecha de respuesta.

28Supresión de datos y revocatoria de autorización

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización cuando resulte legalmente procedente.

La supresión o revocatoria podrá no proceder cuando exista un deber legal o contractual que requiera conservar determinada información, por ejemplo:

• Registros contables.
• Información tributaria.
• Evidencias contractuales.
• Registros relacionados con transacciones.
• Información necesaria para la defensa de derechos.

En estos casos, la información podrá conservarse únicamente durante el tiempo exigido o razonablemente necesario para cumplir dichas obligaciones.

29Transferencia y transmisión de información

Alma Gaia S.A.S. podrá compartir información con proveedores o aliados tecnológicos cuando resulte necesario para desarrollar sus actividades.

Estos pueden incluir:

• Hotmart u otras plataformas de pago.
• Servicios de hosting.
• Plataformas de correo.
• Sistemas de automatización.
• Plataformas de email marketing.
• Sistemas de analítica.
• Meta.
• Google.
• Proveedores de infraestructura tecnológica.
• Plataformas de áreas de miembros.
• Servicios de soporte.

Cuando corresponda, dichos terceros podrán actuar como encargados del tratamiento o como responsables independientes.

30Transferencias y transmisiones internacionales

Determinados proveedores utilizados por Alma Gaia S.A.S. pueden procesar o almacenar información en otros países.

Cuando se produzcan transferencias o transmisiones internacionales de datos personales, se procurará cumplir con los requisitos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

31Seguridad de la información

Alma Gaia S.A.S. implementará medidas administrativas, organizativas y tecnológicas razonables orientadas a proteger los datos personales frente a:

• Acceso no autorizado.
• Alteración.
• Pérdida.
• Consulta indebida.
• Uso no autorizado.
• Divulgación.
• Destrucción.

Las medidas de seguridad podrán revisarse y actualizarse conforme evolucionen los sistemas utilizados por la empresa y los riesgos asociados.

32Deberes de Alma Gaia S.A.S. como responsable del tratamiento

Alma Gaia S.A.S. procurará cumplir, entre otros, los siguientes deberes:

• Garantizar al titular el ejercicio de sus derechos.
• Solicitar y conservar prueba de la autorización cuando corresponda.
• Informar al titular sobre las finalidades del tratamiento.
• Mantener la información bajo condiciones razonables de seguridad.
• Rectificar información cuando sea necesario.
• Actualizar datos oportunamente.
• Tramitar consultas y reclamaciones.
• Informar a los encargados cuando una información se encuentre en discusión por parte del titular.
• Adoptar políticas y procedimientos internos para garantizar el adecuado tratamiento.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de las autoridades competentes.

33Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el período necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales, administrativas, contables o contractuales aplicables.

Cuando la finalidad haya desaparecido y no exista una obligación de conservación, los datos podrán:

• Eliminarse.
• Anonimizarse.
• Bloquearse.
• Someterse a mecanismos adecuados de disposición.

34Cookies, analítica y publicidad digital

El tratamiento de datos derivados del uso del sitio web, cookies, píxeles, herramientas de analítica y publicidad se encuentra desarrollado con mayor detalle en la Política de Privacidad de Alma Gaia S.A.S.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales deberá interpretarse de manera complementaria con dicha política.

35Registro Nacional de Bases de Datos

Alma Gaia S.A.S. cumplirá las obligaciones relacionadas con el Registro Nacional de Bases de Datos cuando, de acuerdo con la normativa vigente y las características de la empresa, se encuentre obligada a realizar dicho registro.

36Modificaciones de esta política

Alma Gaia S.A.S. podrá modificar esta política cuando resulte necesario debido a:

• Cambios legales o regulatorios.
• Cambios en las finalidades del tratamiento.
• Incorporación de nuevas tecnologías.
• Cambios en proveedores.
• Nuevos productos o servicios.
• Modificaciones en los procedimientos internos.

Cuando una modificación implique cambios sustanciales respecto de las finalidades o condiciones que requieran nueva autorización, se adoptarán las medidas correspondientes conforme a la legislación aplicable.

La versión vigente estará disponible en: https://almagaia.com.co/tratamiento-de-datos

37Autoridad de protección de datos

En Colombia, la autoridad encargada de ejercer funciones de vigilancia en materia de protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

El titular podrá acudir ante dicha autoridad en los casos y conforme a los procedimientos establecidos por la legislación aplicable.

38Vigencia

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 15 de agosto de 2026.

Las bases de datos administradas por Alma Gaia S.A.S. tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades descritas en esta política y las obligaciones legales aplicables.

• Alma Gaia S.A.S.
• NIT: 902090639-2
• Medellín, Antioquia, Colombia
• contacto@almagaia.com.co
• https://almagaia.com.co